Formålet med at behandle dine personoplysninger
Administration af din pensionsordning, herunder: optagelse i AkademikerPension, rådgivning, ændring, skadesbehandling i forbindelse med tab af erhvervsevne eller dødsfald, udbetaling, kommunikation med dig som medlem, testformål i forbindelse med udvikling af medlemssystemet, overholdelse af vores retlige forpligtelser, hvidvaskprocedurer iht. lovgivningen, samt markedsføring.

Hvilke oplysninger registreres

Almindelige personoplysninger:

Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, cpr.nr., oplysninger om din arbejdsgiver, oplysninger om din pensionsgivende løn, civil stand, Skat, sociale forhold (fx oplysninger fra Udbetaling Danmark om du, din ægtefælle, samlever eller husstandsmedlem modtager indkomstafhængige ydelser, regnskabsoplysninger, betalingsoplysninger, formueoplysninger, oplysninger om dine aftaler med AkademikerPension.

Derudover behandler vi også :

• aktuelle og historiske oplysninger om din pensionsordning hos os samt om din eventuelle ægtefælle og/eller børn.
• Kopi af dødattest eller vielsesattest i tilfælde af udbetaling til pårørende ved dødsfald
• Data om din adfærd på din indloggede side på AkademikerPension.dk og vores sider på de sociale medier
• Systemgenererede oplysninger om, hvorvidt du har åbnet materiale sendt til dig i E-boks
• I forbindelse med medlemsmøder og Generalforsamlingen, behandler vi billedmateriale og lyd hvori du kan figurere
• Cookies når du besøger AkademikerPension.dk for at forbedre kvaliteten af vores hjemmeside, se cookiepolitikken her.

Følsomme personoplysninger:

Helbredsoplysninger

Hvor modtager vi personoplysninger fra
Vi indhenter personoplysninger direkte fra dig som medlem eller din arbejdsgiver, men personoplysninger indhentes også fra:

• Offentligt tilgængelige registre
• Offentlige myndigheder
• registeret
• SKAT
• Udbetaling Danmark
• PensionsInfo
• Sygehus, egen læge, speciallæge
• Banker
• Andre pensionsselskaber
• Forsikring & Pension (EDI-systemet til overførsel af pensionsordning)
• Helbredsoplysninger indhentes fra egen læge, hospitaler, speciallæger
  
  

Hvem deler vi personoplysninger med
Vi deler alene dine personoplysninger, hvis vi er forpligtet til det, berettiget til det eller har fået samtykke til det fra dig. Vi deler dine personoplysninger med din arbejdsgiver, PensionsInfo, Cpr-registeret, Udbetaling Danmark, Forsikring & Pension (EDI-systemet til overførsel af pensionsordning), Salesforce Marketing Cloud for at kunne sende dig mails, vores samarbejdspartner i forbindelse med afvikling af generalforsamling og bestyrelsesvalg, SØIK og Finanstilsynet i forhold til vores forpligtelser iht. hvidvaskreglerne, Falck Healthcare såfremt du har en sundhedsordning. Herudover deler vi dine helbredsoplysninger med speciallæge, læge eller hospital på baggrund af dit udtrykkelige samtykke i specifikke situationer.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af:

• Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse
• Behandlingen er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares
• Behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde pensionsaftalen med dig som medlem (kontraktslig forpligtelse)
• Behandlingen er nødvendig for at vi eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, eks. analyser og systemudvikling.
• Behandlingen foretages på baggrund af et samtykke fra dig.
• Cpr.nr. behandles efter Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2
  
  

Hvor længe gemmes personoplysningerne
Vi gemmer dine oplysninger, så længe du har en aktiv police hos os, og op til 10 år efter du ikke længere er medlem i AkademikerPension for at kunne behandle eventuelle klagesager.

Dine indbetalingsoplysninger opbevarer vi indeværende år plus 5 år jf. Bogføringsloven.

Personoplysninger indhentet som en del af vores forpligtelser iht. Hvidvasklovens bestemmelser (KYC) opbevares i 5 år efter du ikke længere er medlem i AkademikerPension.

Personoplysninger udenfor EU
Dine personoplysninger behandles som udgangspunkt i EU/EØS, og vi overfører ikke oplysningerne til lande udenfor EU/EØS. Som udgangspunkt tillader vi heller ikke at vores samarbejdspartnere (databehandlere) overfører personoplysninger udenfor EU/EØS, men der kan være enkelte databehandlere eller underdatabehandlere som er placeret uden for EU. I så fald vil de være placeret i sikre tredjelande, hvilket betyder, at de har samme beskyttelsesniveau som inden for EU. Ellers vil overførsel ske på baggrund af EU-Standard Contractual Clauses. Dette er tilfældet med databehandlere i UK og USA.

Dine rettigheder som medlem
Databeskyttelsesforordningen indeholder regler, som giver dig en række rettigheder over for dem, der behandler oplysninger om dig.

Reglerne har til formål at styrke din retsstilling ved blandt andet at skabe åbenhed omkring behandlingen af oplysninger og større opmærksomhed omkring dine rettigheder i forhold til behandlingen af dine personoplysninger.

Vi har procedurer og retningslinjer, der sikrer dine rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. Der kan dog være betingelser eller begrænsninger knyttet til brugen af dine rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til at få slettet af dine oplysninger i det konkrete tilfælde. Det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende situation.

Indledningsvist kan det oplyses, at AkademikerPension ikke benytter sig af automatiske afgørelser.

Du har ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, vi behandler om dig.

Ved at skrive til os kan du anmode om indsigt i de personlige oplysninger, vi har registreret om dig.

Som medlem, er proceduren at vi lægger dokumentet i din indbakke og sender dig besked via e-Boks, når det er klart. Du kan lette vores ekspeditionstid ved at angive, hvis det er specifikke oplysninger eller perioder, du ønsker indsigt i.

Du har ret til at få rettet dine personoplysninger
Er der sket ændringer i dine oplysninger, kan du altid henvende dig til os for at få dem rettet.

Som medlem kan du selv rette din e-mail og telefonnummer ved at logge på vores hjemmeside. Vi modtager automatisk oplysninger om navn, adresse, civilstand og lignende fra CPR-registret, når der sker ændringer. Det vil sige, at når du melder dine ændringer til Borgerservice, får vi dem automatisk. Fra din arbejdsgiver modtager vi oplysninger om din løn og dit pensionsbidrag. Er der rettelser til disse oplysninger, skal du derfor henvende dig til din arbejdsgiver.

Du har ret til at få slettet dine personoplysninger
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet dine personoplysninger inden tidspunktet for vores generelle sletning indtræffer. Vi har sletteprocedurer for alle personoplysninger, men ønsker du sletning inden det tidspunkt bedes du kontakte os. Det er muligt, at vi ikke kan efterkomme din anmodning, men i så fald vil det være fordi vi har en lovmæssig forpligtelse til at beholde oplysningerne længere.

Hvis du er medlem, skal vi have visse oplysninger om dig for at kunne administrere din pensionsordning og overholde vores retlige forpligtelser. I sådant et tilfælde vil du ofte ikke kunne få dine personoplysninger slettet før tid. Du kan altid slette din e-mail og telefonnummer ved at skrive til os eller ved at logge ind på din profil på AkademikerPension.dk

Du har ret til begrænsning af vores behandling af personoplysninger
Du har, i særlige situationer, ret til at kræve, at vi suspenderer vores behandling af dine personoplysninger. Det gælder fx hvis du mener, at de oplysninger, vi har om dig, er forkerte, eller du har gjort indsigelse mod behandlingen. Kontakt os venligst, hvis du ønsker suspension af behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i to tilfælde:

1. Hvis behandlingen er baseret på ”legitim interesse”, og der gør sig særlige forhold gældende for dig.
2. Hvis dine personoplysninger behandles med henblik på direkte markedsføring. Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte din ret til at gøre indsigelse.
   
   

Du har ret til at få transmitteret dine oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde, ret til at modtage de personoplysninger, du selv har oplyst til os i en struktureret og almindelig anvendt, maskinlæsbar format samt at få dem overført fra en ansvarlig til en anden., fx til din bank eller lign. Det kan også. være en mulighed, hvis du er medlem hos AkademikerPension men ønsker din ordning flyttet til et andet selskab.

Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse, herunder profilering
AkademikerPension benytter sig ikke af automatiske afgørelser

Du kan altid tilbagekalde et samtykke
Hvis du bliver bedt om at afgive dit samtykke vil det være frivilligt for dig at afgive det, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne i denne Persondatapolitik.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke i forbindelse med en helbredsvurdering eller en overførsel af pension, påvirker det ikke den sagsbehandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage, men kun fremadrettet.

Kontakt os venligst, hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage.

Klageadgange
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at klage til:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Du kan på www.datatilsynet.dk læse mere om, hvordan du klager og de betingelser, der gælder for din klage.

Inden du klager til Datatilsynet, opfordrer vi dig til at kontakte vores databeskyttelses-rådgiver (DPO) for at afklare eventuelle spørgsmål.

Kontaktoplysninger på vores DPO (Data Protection Officer):

Janni Ottogreen Sejrbo

dpo@akademikerpension.dk

Har du klaget til Datatilsynet, vil de holde dig orienteret om forløbet af sagen og resultatet af klagen.

Særligt om forebyggelse mod Hvidvask
AkademikerPension er forpligtet til at følge de lovregler, der er fastlagt for at minimere risikoen for hvidvask og terrorfinansiering.

Derfor er vi forpligtet til at indhente en række oplysninger om vores medlemmer og investeringskunder, herunder oplysninger om identitet samt om medlemmet eller kunden og dennes nærtstående er politiks eksponerede personer. Vi er forpligtet til at undersøge baggrunden for og formålet med alle komplekse og usædvanlige transaktioner og aktiviteter samt notere resultatet af disse undersøgelser. AkademikerPension har derfor bl.a. særlig fokus på og stiller øgede kontrolkrav til:

• Medlemmer, der indbetaler store ekstraordinære indskud.
• Medlemmer, der genkøber deres ordninger.
• Medlemmer, der indbetaler på en §53-ordning.
• Modtagere af pension, som er bosiddende i udlandet, Grønland eller på Færøerne.
• Medlemmer, der er kategoriseret som politisk eksponerede personer og deres nærtstående.
• Medlemmer, der ikke har et cpr-nummer.
• Investeringskunder  

Vi opbevarer personoplysninger, som er indhentet efter Hvidvaskloven i 5 år efter du ikke længere er medlem i AkademikerPension eller samarbejdet er ophørt.

Er der mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, er vi forpligtet til at underrette SØIK (Statsadvokaten for særlig økonomisk og international kriminalitet) og oplyse baggrunden for underretningen. Vi er er også forpligtet til at udlevere oplysninger indhentet efter hvidvaskloven til Finanstilsynet, hvis de ønsker det.

Du har som udgangspunkt ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, men denne indsigtsret omfatter ikke de oplysninger, vi har noteret i forbindelse med de hvidvaskundersøgelser, som vi er forpligtet til at foretage. Du kan heller ikke få oplyst, om vi underretter SØIK, eller hvilke oplysninger vi videregiver til SØIK, ved mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering.